Dokumentasjonsforvaltning i teori og praksis

Med utgangspunkt i en funksjonsanalytisk tilnærming behandler emnet teoretiske og metodiske prinsipper for organisering, styring og kontroll av dokumentasjonsprosesser i virksomheter. Emnet gir en innføring i arkivvitenskaplig teori og internasjonale og nasjonale standarder for arbeidsfeltet.

Undervisningsspråk er norsk.

Ingen forkunnskapskrav.

Studenten skal etter å ha fullført emnet ha følgende totale læringsutbytte definert i kunnskap, ferdigheter og generell kompetanse:

Kunnskap

Studenten har

• grunnleggende forståelse for sentrale arkivfaglige begreper og kunnskap om arkivteoretiske prinsipper
• forståelse for dokumentasjonens funksjoner i organisasjoner og samfunn
• forståelse for arkiv- og dokumentasjonsforvaltningens rolle og oppgaver i moderne organisasjoner
• grunnleggende kunnskap om elektroniske sak-/arkivsystemer
• kunnskaper om standarder for dokumentasjonsforvaltning og ledelsessystemer for dokumentasjon, samt om standarder for elektroniske sak-/arkivsystemer
• kunnskap om styring, evaluering og risikovurdering av arkiv- og dokumentasjonsforvaltningsløsninger inkl. arkivplan og internkontroll
• gode kunnskaper om funksjonsanalyse og prosesskartlegging

Ferdigheter

Studenten kan

• redegjøre for og diskutere sentrale arkivteoretiske begreper
• bruke arkivfaglig teori og metode til å analysere og beskrive arbeidsprosesser og dokumentasjonsbehov i moderne organisasjoner
• redegjøre for innhold i og sammenheng mellom sentrale standarder for dokumentasjonsforvaltning
• identifisere risikofaktorer knyttet til arkiv- og dokumentasjonsforvaltningen
• gjennomføre en funksjonsanalyse, kartlegge og modellere forretningsprosesser, samt utarbeide prosessbeskrivelser
• lage et utkast til arkivplan som kan brukes som et redskap i organisasjoners internkontroll

Generell kompetanse

Studenten

• kan identifisere, analysere og vurdere sentralt fagstoff, og formidle dette både muntlig og skriftlig

Arbeidsformene er nettbaserte forelesninger, nettbaserte diskusjoner, oppgaveløsning og selvstudium.

For å kunne framstille seg til eksamen må studenten få godkjent to arbeidskrav:

1. En individuell skriftlig oppgave om et oppgitt emne. Omfang skal være 3 sider. Skrifttype og skriftstørrelse: Arial / Calibri 12pkt. Linjeavstand: 1,5.
2. En gruppeoppgave. Studentene blir delt i grupper på 3-5 som skal gjennomføre en enkel funksjonsanalyse i en organisasjon (eller del av organisasjon). Arbeidskrav leveres som pdf, med omfang mellom 5 til 10 sider. Skrifttype og skriftstørrelse: Arial / Calibri 12pkt. Linjeavstand: 1,5. Tabeller, figurer og illustrasjon som visualiserer analysen er ønskelig. Et utkast til funksjonsanalysen, i form av en powerpoint, presenteres på webinar (maks 10 minutters presentasjon)

Arbeidskrav kommenteres skriftlig eller muntlig.

Arbeidskrav må være gjennomført og godkjent innen fastlagt frist før studenten kan framstille seg til eksamen. Dersom arbeidskrav ikke blir godkjent, gis det anledning til å kunne levere en forbedret versjon én gang innen angitt frist.

Eksamen i emnet er en individuell, skriftlig hjemmeeksamen over 7 dager. Besvarelsen skal ha en ramme på 6-8 sider. Skrifttype og skriftstørrelse: Arial / Calibri 12pkt. Linjeavstand: 1,5. Forside, innholdsfortegnelse, litteraturliste og eventuelle vedlegg kommer i tillegg.

Studenter med gyldig fravær eller som ikke består eksamen, har rett til ny/utsatt eksamen. Det vil bli gitt en ny eksamensoppgave.

Alle hjelpemidler er tillatt så lenge regler for kildehenvisning følges.

Gradert skala A-F.

Det benyttes en intern og en ekstern sensor til sensurering av oppgavene. Et uttrekk på minst 25 % av besvarelsene sensureres av to sensorer. Karakterene på disse samsensurerte besvarelsene skal danne grunnlag for å fastsette nivå på resten av besvarelsene.

Hilde Lange