Seks fjellvettregler for et sunnere digitalt arbeidsliv

Flex-IT-prosjektet har undersøkt hvordan digitale verktøy påvirker skillet mellom jobb og fritid, og hvordan arbeidsplasser kan tilrettelegge for fleksibilitet, uten av det går på helsa løs.

Forskere ved Arbeidsforskningsinstituttet AFI har samarbeidet med ansatte og ledere i bedrifter om å utvikle konkrete forslag til retningslinjer for god digital tilkobling. De har fått innspill til hva som bør vektlegges, hvordan rådene kan fungere i praksis og hvilke forslag som bør videreutvikles og utvides.  Det har resultert i et utkast til seks “digitale fjellvettregler”, som skal danne grunnlag for videre arbeid.

– Vi har kalt dem “fjellvettregler” fordi vi tenker at dette er forholdsregler som bør integreres i daglig praksis, og fordi de bør gjentas og minnes om ofte, sier prosjektleder Wendy Nilsen. Hun understreker at ledere og ansatte sammen må sørge for å lage konkrete retningslinjer som er realistiske og som kan følges. 

De seks “fjellvettreglene” for digital tilkobling

1. Ta hensyn til andres grenser og fritid.
   For eksempel: å ha som hovedprinsipp at man ikke sender sms, e-post eller andre meldinger utenfor ordinær arbeidstid.
2. Snakk realistisk om forventninger til tilgjengelighet og kommunikasjon utenom arbeidstiden.
   For eksempel kan man innføre dette som et fast punkt i introduksjonsprogram for nyansatte (onboarding) og medarbeidersamtaler.
3. Innfør konkrete retningslinjer for tilgjengelighet og kommunikasjon utenom arbeidstiden. 
   En av bedriftene vi var inne i ville for eksempel innføre et «sms-prinsipp»; at SMS brukes ved hastesaker, når man forventer svar raskt. Slike retningslinjer kan legges til i personalhåndboka.
4. Bruk tekniske løsninger for grensesetting. 
   For eksempel tidsstyring av e-post, å slå av jobbvarsler i fritiden – og at alle ansatte får opplæring i tekniske løsninger.
5. Vær gode rollemodeller for hverandre, særlig som ledere.
   Diskuter i ledelsen hvordan man kan formidle forventninger gjennom egen praksis.
6. Spar på kreftene og logg av fra jobben i fritiden din.
   Gi faglig kunnskap til de ansatte om faktiske helsemessige konsekvenser av manglende restitusjon over tid.

Store variasjoner

Noe av det forskerne ser er at ønsker og behov for grenser varierer enormt, både innad i bransjer og mellom individer.  Hvordan fleksibilitet henger sammen med stress og utbrenthet er også veldig individuelt.  

– Det som får noen arbeidstakere til å stresse, er problemfritt for andre, påpeker Kristine Lescoeur, som er doktorgradsstipendiat i prosjektet. – Men vi ser at kulturen på jobb og de sosiale normene man opplever har mye å si for hvordan man preges av konstant digital tilkobling, sier hun.

Regler må utarbeides lokalt

Forskerne finner også at lederopplæring kan gi klarere tilgjengelighetsforventninger, men at dette ikke har noen målbar effekt på ansattes helse og opplevelse av jobb-hjem-konflikt. Heller ikke individrettede tiltak gir store utslag. Men hva med nasjonale «rett-til-å-koble av»-lover, som blant annet er innført i Frankrike?

– Det er foreløpig få og små studier på dette, men slike lover ser ut til å ha liten effekt i praksis når de ikke blir fulgt opp lokalt, sier AFI-forsker Tanja Nordberg. – Retningslinjer i organisasjonen har potensial til å fungere, men bør brukes mer aktivt og passe sammen med ansattes faktiske preferanser.

Ikke for rigide regler

– Veldig rigide regler, som at man ikke skal jobbe etter klokka 17, funker dårlig på de fleste arbeidsplasser. Det fratar fleksibiliteten mange verdsetter høyt, mener Nordberg. – Men det går an å si at e-poster som sendes etter kl. 17 bør tidsstyres, så de ankommer mottaker morgenen etter. Kombinert med retningslinjer for hvordan man kommuniserer hastesaker, kan det bidra til at folk sjekker e-posten sin sjeldnere utover kvelden.