OsloMet er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne personvernerklæringen.
Hvorfor vi samler inn og behandler personopplysningene?
Vi ber deg fylle inn personopplysninger om deg selv for at vi skal kunne behandle søknaden din og levere ut historiske boligdata, samt arkivere søknaden og annen dokumentasjon i saksbehandlingen.
Hvilken behandling gjør vi av personopplysningene?
- Behandling av personopplysninger som søker selv oppgir ved utfylling av søknadsskjema (nettskjema) og i eventuell dialog med saksbehandler etter innsending av søknad.
- Arkivering av søknaden og annen dokumentasjon i saksbehandlingen i universitetets saksbehandlings- og arkivsystem (Public 360).
Hvilke personopplysninger vi samler inn og behandler?
Personopplysninger som behandles:
- navn, telefonnummer, e-postadresse og institusjonstilhørighet for søker
- navn på eventuell veileder
- navn, stilling og institusjonstilhørighet for alle som skal få tilgang til data
- signatur på avtale om utlevering av data
- spørsmål fra og dialog med søker
Hvor henter vi personopplysningene fra?
Personopplysningene samles inn via søknadsskjema i Nettskjema som søker selv fyller inn eller oppgis i dialog med saksbehandler etter innsending av søknad.
Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Personopplysningene som behandles overføres til arkiv hos OsloMet og slettes fra Nettskjema etter endt saksbehandling. Opplysningene arkiveres i henhold til OsloMets gjeldende bevarings- og kassaksjonsplan av 16.08.2016.
Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger knyttet til søknad og saksbehandling i Nettskjema og per e-post, er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale. Behandling av personopplysninger skjer på bakgrunn av anmodning fra deg som søker, for at vi skal kunne behandle søknaden din og eventuelt levere ut data.
Vi behandler kun et begrenset antall personopplysninger som er nødvendig for dette formålet, og behandlingen innebærer liten personvernulempe for de registrerte.
Arkivering av søknaden og annen dokumentasjon i saksbehandlingen skjer på grunnlag av en rettslig forpliktelse som påhviler OsloMet til å arkivere dokumentasjon, se personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), jf. artikkel 6 nr. 3 b), jf. arkivloven § 6 samt bestemmelser i Riksantikvarens forskrift kap. 7.
Sikkerheten tilknyttet behandlingen av dine personopplysninger
- Det er kun ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til personopplysninger. Dette sikrer at behandlingen skjer i samsvar med våre retningslinjer og formål.
- Siden personopplysningene arkiveres, vil også arkivansvarlige ha tilgang til opplysningene for å ivareta dokumentasjon.
- Alle opplysninger i Nettskjema og arkiveringssystemet (Public 360) er beskyttet med egnet sikkerhet.
Mottakere av personopplysninger
Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten. Vi benytter oss av databehandlerne Nettskjema (UiO) og Outlook (Microsoft) for behandling av søknaden, samt Public 360 (TietoEvry) for arkivering i etterkant.
Dine rettigheter
Så lenge vi behandler personopplysninger om deg, har du rettigheter:
- Innsyn: Du kan få innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg og be om en kopi av disse.
- Retting: Dersom opplysninger om deg er feil eller misvisende, kan du be om at de rettes.
- Sletting: Du har rett til å få slettet personopplysninger om deg, med mindre det foreligger unntak fra retten til sletting.
- Klage: Hvis du er misfornøyd med behandlingen av dine personopplysninger, kan du sende en klage til Datatilsynet.
Du finner mer informasjon om dine rettigheter på denne nettsidene til Oslomet (ansatt.oslomet.no).
Les mer om NOVAs historiske boligdata.
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål om personvern eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kontakt NOVA via e-post. OsloMet vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Du kan også kontakte personvernombudet ved OsloMet for spørsmål om behandlingen av personopplysninger via e-post.
