Forretningsorden

Fastsatt av styret OsloMet – storbyuniversitetet 6.september, og revidert 12.12.2019. Forretningsorden fastsettes på første styremøte for inneværende periode, og kan revideres ved behov, jf. lov av 1. april 2005 om universiteter og høgskoler (UHL), kap. 9.

1. Møteinnkalling

Møteinnkalling sendes styrets medlemmer senest 7 dager før møtet.

2. Dagsorden

Dagsorden gjøres kjent senest 7 dager før møtet.

Dagsorden skal inneholde oversikt over saker som skal behandles (vedtakssaker), samt saker til orientering og diskusjon.

Vedtaksaker kan behandles selv om de ikke står på utsendt dagsorden, når rektor har meldt disse skriftlig ved møtets begynnelse, og mer enn halvparten av styremedlemmene er enig i at saken kan behandles.

Det enkelte medlem kan normalt 14 dager før møtet få en bestemt sak ført opp på dagsorden. Styret avgjør under godkjenning av dagsorden, gjennom alminnelig flertall om saken skal settes på sakskartet eller avvises. Under behandlingen kan saken utsettes. 

Saker til behandling under eventuelt meldes inn ved møtets begynnelse. Saker som krever en formell beslutning i møtet, skal behandles som del av ordinær dagsorden. Typiske saker under eventuelt vil være korte spørsmål, oppklaringer eller ønske om mer utfyllende informasjon. Videre kan ønske om saker som skal behandles i kommende møter meldes inn under eventuelt. 

Dersom det er uenighet i styret om en sak kan behandles under eventuelt eller om den må behandles som ordinær sak på dagsorden, avgjøres dette om nødvendig ved avstemning. 

Diskusjon knyttet til innholdet i den enkelte eventueltsak skal skje under behandling av eventuelt, ikke under innmelding til dagsorden.

3. Møteledelse

Styret ledes av styreleder, og i dennes fravær av den av de eksterne styremedlemmene styret utpeker (UHL § 9-6 (7)).

4. Møtefrekvens og møteplan

Styrets leder sørger for at styret holder møte så ofte som det trengs. Medlem av styret og rektor kan kreve at styret sammenkalles. (UHL § 9-6 (2)). Møteplan for styret vedtas av styret for hvert år.

5. Møtegjennomføring

Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte (UHL § 9-6 (1)).

Styrets møter skal som hovedregel holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører (UHL § 9-6 (6). Når styret behandler personalsaker eller personlige forhold skal møtet lukkes (jf forvaltningsloven § 13). Selv om saksforholdet ikke faller inn under ovennevnte regler kan møtet ellers lukkes etter styrets beslutning når saksforholdet krever det. Lukking av hele eller deler av styremøtet vedtas av styret, og inngår i styrets vedtaksprotokoll fra møtet. 

Rektor og rektors stedfortreder har rett og plikt til å være til stede og uttale seg på styremøtene (UHL § 9-6 (5)).

I møtet kan tilhørere besvare spørsmål eller gi konkrete opplysninger dersom styret eller styrets leder ber om det. 

Forslag til vedtak må foreligge skriftlig før saken tas opp til avstemning.

6. Vedtaksførhet

Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme, eventuelt varamedlem i deres sted.

7. Avstemming

Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt ved lov. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. (UHL § 9-7 (2))

Et medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. (UHL § 9-6 (4))

Det er ikke anledning til å avgi blank stemme, eller avstå fra å stemme, med unntak om valg.

Et styremedlem må være til stede fra det tidspunkt en sak er tatt opp til behandling for å kunne stemme, og må delta i hele stemmegivningen.

8. Møtebok

Det føres vedtaksprotokoll fra styrets møter. Det føres separat vedtaksprotokoll for personalsaker som er unntatt offentlighet.
Vedtaksprotokollen skal gjengi voteringsresultat med stemmetall og hvordan det enkelte medlem har stemt. Separat vedtaksprotokoll gjengir ikke hvordan det enkelte medlem har stemt. Framsatte forslag til vedtak som det stemmes over skal gjengis med forslagsstillers navn.

Eventuell protokolltilførsel må meldes i forbindelse med gjeldende sak, og stemmeforklaringen må dreie seg om forklaring av stemmegivning. Protokolltilførselen må leveres innen møtet heves. 

Saker som behandles utenom møter (UHL § 9-6 (1)) skal omtales i protokollen for påfølgende møte.
 
Protokollen bevitnes godkjent ved møtets slutt av styreleder og to av styrets medlemmer, og protokollen skal normalt publiseres på nett senest i løpet av neste virkedag. Protokollen legges ved som orienteringssak ved neste styremøte.

9. Møteplikt og forfall

Et medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Eventuelle forfall til styret skal meldes snarest til kontaktperson i administrasjonen, slik at varamedlem kan innkalles.

10. Taushetsplikt

Deltakerne har taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. 

Saker unntatt offentlighet sendes bare til styrets faste medlemmer og innkalte varamedlemmer.

11. Habilitet

Medlemmer av styret kan være inhabile til å forberede en sak for avgjørelse eller å treffe avgjørelse i en forvaltningssak, jf Forvaltningslovens § 6. Dette vil gjelde:

a) når medlemmet selv er part i saken

b) når et medlem har eller har hatt et familie-, verge- eller fullmektigforhold til en person som er part i saken

Medlemmet er også inhabilt når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for medlemmet selv eller noen som det har en nær personlig tilknytning til. Å ha vært saksbehandler for en styresak gjør som hovedregel ikke et styremedlem inhabilt. Det må i så fall komme inn særlige momenter, f.eks. et sterkt engasjement for en bestemt løsning i et konfliktpreget spørsmål. Det skal også legges vekt på om det er reist inhabilitetsinnsigelse av noen part.

Det er ikke tilstrekkelig kriterium for inhabilitet at et medlem har et kollegialt eller personlig forhold til den som blir berørt av vedtaket.

Det enkelte medlem av styret plikter selv å si i fra i god tid om aktuelle forhold som gjør eller kan gjøre henne/ham inhabil, slik at varamedlem kan innkalles.

Styreleder, i samråd med rektor, kan på forhånd gi beskjed om at vedkommende er inhabil.

Er det tvil om habiliteten, kan også spørsmålet tas opp under konstitueringen av møtet. Avgjørelsen av habilitetsspørsmålet treffes av styret selv uten at vedkommende deltar, jf. forvaltningslovens § 8. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet, jf forvaltningslovens § 8 (3).

Et medlem som er inhabilt, fratrer behandlingen av saken og avstemning, men behøver ikke å forlate møterommet dersom saken ikke er unntatt offentlighet.

12. Styrebehandling av saker hvor rektor er eller kan være inhabil 

a) Rektor skal som utgangspunkt vurdere sin egen habilitet i saker han forbereder eller han eller noen av hans underordnede avgjør, jf. forvaltningsloven § 8. Dersom rektor finner grunn til det skal styret avgjøre rektors habilitet. Det samme gjelder dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille. 

b) Hovedhensyn som ligger til grunn for vurdering av rektors habilitet og evt. fratredelse skal fremkomme av saksfremlegget til styret og i saker der styret avgjør rektors habilitet skal dette vedtaksføres. Rektor skal ikke legge føringer i saksfremlegget for videre styrebehandling av saker som rektor er inhabil til å behandle. 

c) I saker der rektor er inhabil skal styret avgjøre videre saksgang. 

d) Styret kan benytte administrasjonen til utredning og saksforberedelse selv om rektor er inhabil. Administrasjonen direkte underordnet rektor kan som følge av reglene om avledet inhabilitet i forvaltningsloven § 6 tredje ledd ikke treffe avgjørelse i forvaltningslovens forstand. Styret vurderer i det enkelte tilfellet om en oppgave som legges til administrasjonen vil innebære «avgjørelse» i forvaltningslovens forstand.

e) Styret kan delegere ansvaret for å treffe prosessuelle beslutninger til styreleder og/eller andre styremedlemmer i den aktuelle saken. I slike saker benyttes rektors stedfortreder som styrets kontaktperson og operativ prosessleder for administrasjonens saksforberedelse. 

f) Styreleder eller annet styremedlem setter saken på dagsorden og avgir tilrådning uten rektors medvirkning. 

g) Rektor er ikke til stede under styrebehandlingen, med mindre styret beslutter at rektor skal uttale seg, jf. uhl. § 9-6 (5). Rektor vil kunne gi rene saksopplysninger eller uttale seg som part. 

h) Rektors stedfortreder, eller den stedfortreder utpeker, fungerer som styrets sekretær i de sakene der rektor er inhabil.